Toute municipalité doit disposer d’une politique de gestion de ses documents actifs et semi-actifs. Pour ce faire, elle établit et tient à jour un calendrier de conservation de ceux-ci. De plus, la municipalité y indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Tous les documents ainsi conservés sont soumis aux règles d’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, toute personne qui en fait la demande a le droit d’accéder à ces documents sous réserve des exceptions ou des restrictions prévues à la loi, par exemple lorsqu’il s’agit de renseignements personnels confidentiels. La municipalité doit prendre les mesures de sécurité nécessaires pour en assurer la protection, notamment en établissant un fichier. Enfin, une personne a le droit d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel la concernant.
L’apprenant se familiarisera avec le cadre juridique et les règles applicables en matière de conservation, de gestion et d’accès aux documents des municipalités. Il sera en mesure d’appliquer ces règles aussi simplement que possible, en vertu du principe de transparence envers les citoyens et de l’obligation qui est faite à la municipalité de protéger les renseignements personnels.
