Q : Comment l’horaire du congrès est-il déterminé ?
R : L’horaire est déterminé selon plusieurs facteurs. Toujours en prenant en compte les commentaires des membres, nous prévoyons l’horaire de façon que cela convienne aux formateurs, qu’il y ait un équilibre entre la durée des différentes formations et les moments de réseautage et de visite du Salon des Fournisseurs municipaux, tout en respectant de nombreuses contraintes logistiques d’horaire avec le Centre des congrès.

Q : Comment la programmation du congrès est-elle déterminée ?
R : La programmation du congrès est déterminée selon plusieurs facteurs. Nous prenons en compte les demandes des membres et nous nous assurons de couvrir les sujets d’actualités. Il y a également un appel de sujets auprès de plusieurs formateurs. Les meilleures propositions, en tenant pour acquis qu’elles respectent les contraintes de logistique, sont retenues.

Q : Serait-il possible de diffuser une même formation deux fois lors du congrès ?
R : Afin d’offrir un plus grand nombre de formations aux congressistes touchant plusieurs sujets, l’option d’offrir une double diffusion d’une même formation n’a pas été retenue. De plus, il est difficile, malgré le sondage d’intérêt pré-évènement, de connaître à l’avance l’appréciation des congressistes pour une formation plutôt qu’une autre. 

Q : Pourrait-il y avoir des formations le mercredi matin ?
R : Le mercredi matin sert notamment aux derniers préparatifs ainsi qu’aux tests audiovisuels. En revanche, des formations additionnelles, données en prélude du congrès, sont habituellement prévues pour ceux qui le désirent.

Q : Pourrait-on modifier les heures d’ouverture du Salon des Fournisseurs municipaux ?
R : Nous tentons de répondre aux besoins du plus grand nombre. La formule actuelle permet, notamment lors des moments réservés au Salon, de visiter celui-ci sans se presser. Il est aussi important de savoir que, annuellement, une évaluation des commentaires des membres et des fournisseurs est réalisée, en plus de la prise en compte des contraintes de location et d’horaire global.

Q : Comment choisissez-vous le type de soirée-spectacle lors du banquet ?
R : Le choix est effectué en tenant compte des résultats du sondage que nous envoyons aux congressistes post-évènement, du budget ainsi que des disponibilités des artistes.

Q : Est-ce que les repas sont inclus dans le prix ?
R : Oui, certains repas sont inclus dans votre prix. Avec votre inscription, vous aurez accès au banquet du mercredi soir ainsi qu’à sa soirée-spectacle, au déjeuner du jeudi matin, au dîner des membres du jeudi midi ainsi qu’au déjeuner du vendredi matin. Il est cependant obligatoire de faire votre choix lors de votre inscription au congrès. Nous procédons de cette manière afin d’éviter les gaspillages alimentaires et pour limiter les coûts.

Q : Pourrait-il y avoir plus de consommations d’incluses ?
R : Nous tentons toujours de conserver un prix raisonnable pour nos congressistes. Le coût de la nourriture et des consommations augmente annuellement avec le fournisseur unique du Centre des congrès. Ainsi, nous tentons de trouver un équilibre entre les inclusions et votre prix d’achat pour le congrès afin d’éviter une hausse significative. Actuellement, les repas du mercredi soir, du jeudi matin, du jeudi midi ainsi que du vendredi matin sont inclus. De plus, deux consommations s’ajoutent lors des cocktails et une autre lors du banquet.

Q : Pourquoi dois-je réserver ma présence aux repas ?
R : Nous demandons aux congressistes de réserver leur présence aux repas dans le but d’éviter le gaspillage et d’avoir une meilleure gestion des coûts. En effet, la réservation des présences permet d’avoir un chiffre plus précis pour les commandes de repas. À ce propos, depuis l’instauration de cette manière de procéder, plus de 30 000 $ annuellement en dépenses sont évités.

Q : Pourquoi est-il impossible de réserver des places pour un groupe lors du banquet ?
R : Lors du banquet, plus de 700 personnes sont présentes et chaque place est donc comptée. Comme il n’y a pas de système de réservation, on s’assure de combler chaque place plutôt que certaines tables ne soient pas à plein capacité.

Q : Est-ce que mon/ma conjoint(e) peuvent assister aux repas de l’évènement?
R : Les conjoint(e)s peuvent uniquement assister au banquet du mercredi soir si leur inscription a été fait avant le congrès.

Q : Comment puis-je réserver ma place aux formations ?
R : Il n’est pas possible de réserver votre place pour les formations. Nous fonctionnons sur une formule premier arrivé, premier servi. Vous pouvez manifester vos intérêts lors du sondage qui vous est envoyé afin que nous puissions placer les formations les plus attendues dans les plus grandes salles, mais nous ne pouvons garantir que vous pourrez y assister.

Q : Est-ce que je peux obtenir les présentation PowerPoint avant le congrès ?
R : La majorité des présentations PowerPoint vous sont transmises via un lien « Drop box » quelques jours avant le congrès. Certaines présentations sont toutefois ajoutées après l’évènement, toujours dans le même lien.

Q : Est-il possible d’obtenir les enregistrements des formations ?
R : Malheureusement, il est impossible d’obtenir les enregistrements des formations ayant eu lieu au cours du congrès. Celles-ci ne sont pas enregistrées soit pour une question de logistique ou à la demande du formateur.

Q : Y a-t-il des blocs de chambres réservés dans les hôtels ?
R : Nous avons généralement deux ou trois blocs de quelques chambres réservés dans des hôtels près du Centre des congrès. La réservation de blocs de chambres peut amener l’ADMQ à recevoir d’importantes pénalités lorsque des réservations ne sont pas honorées. Conséquemment, de plus petits blocs de chambres sont maintenant réservés. Il est important de réserver tôt, pour avoir accès au meilleur tarif, car le mois de juin est une période de pointe à Québec. Les hôtels dans lesquels se trouvent ces blocs sont différents à chaque année. Vous pouvez retrouver l’information sur la page suivante : https://admq.qc.ca/congres/

Q : Est-il possible de faire varier la température des salles selon les demandes ?
R : Il n’est malheureusement pas possible de changer la température ambiante selon les demandes ponctuelles des congressistes. Celle-ci est déterminée par le Centre des congrès pour l’ensemble du bâtiment. Sachez qu’un suivi est fait à tous les jours avec le personnel du Centre des congrès pour tenter d’avoir la meilleure température possible pour l’ensemble des congressistes.

Q : Où aura lieu le prochain congrès ?
R : Le congrès annuel de l’ADMQ se tiendra, pour les prochaines années, à Québec, au Centre des congrès.

Q : Est-ce que le congrès pourrait se déplacer en région ?
R : Malheureusement non. Comme le congrès de l’ADMQ rassemble plus de 600 congressistes et plus de 115 exposants, qu’il faut des lieux pour héberger toutes ces personnes et que l’évènement présente 5 à 6 formations en même temps, il existe peu de possibilités autre que Québec et Montréal.