Directeur général, greffier et trésorier
Municipalités, MRC et régies intermunicipales
Découvrez les fonctions de directeur général, greffier et trésorier
LE DIRECTEUR GÉNÉRAL
Le directeur général est le principal fonctionnaire de la municipalité. Sous l’autorité du conseil municipal, il est responsable de l’administration de la municipalité et, à cette fin, il planifie, organise, dirige et contrôle les activités de la municipalité. Il assure la communication entre le conseil et les autres fonctionnaires et employés de la municipalité, d’une part, et, d’autre part, avec les citoyens.
En ce qui concerne le directeur général d’une MRC ou encore d’une régie intermunicipale, il est respectivement sous l’autorité du conseil des maires ou du conseil d’administration formé d’élus.
Ses principales responsabilités sont dictées par la Loi sur les cités et villes (LCV) ou encore par le Code municipal (CM) selon le cadre juridique de son organisation.
Les municipalités peuvent être régies par la LCV ou encore le CM, les MRC le sont par le CM et les régies intermunicipales par la LCV ou le CM selon leur constitution.
Le rôle du directeur général comporte des particularités à prendre en compte :
– Le directeur général travaille en étroite collaboration avec les élus, mais il n’en est pas un
– Le directeur général travaille avec son équipe d’employés et il est leur patron
Selon la structure de l’organisation pour laquelle il œuvre ou encore selon la LCV ou le CM, le directeur général peut se retrouver avec plusieurs responsabilités, dont celles de greffier et trésorier. Cela nécessite donc une grande polyvalence, la capacité à acquérir des connaissances dans divers domaines et une créativité dans les solutions proposées.
En plus de ces principales fonctions, dans bien des cas, il occupe plusieurs autres responsabilités, et ce, particulièrement pour les organismes municipaux de petite taille (5 000 habitants et moins). Parmi celles-ci, il y a entre autres :
– la gestion contractuelle
– les ressources humaines
– les demandes de subventions
– les communications
– l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
– la présidence d’élection (pour les municipalités et parfois pour les MRC)
– la coordination des mesures d’urgence (pour les municipalités)
L’encadrement légal
Le directeur général et greffier-trésorier exerce ses fonctions dans un cadre législatif vaste et complexe. En plus des nombreux règlements, ce sont plus de 42 lois touchant plusieurs secteurs, qui régissent les activités du monde municipal. En outre, des modifications réglementaires et l’adoption de lois apportent annuellement plusieurs changements ou ajouts à assimiler. Malgré ce contexte, le directeur général doit guider et conseiller le conseil dans leur prise de décision.
Ainsi être un directeur général dans un organisme municipal, c’est être un chef d’orchestre, nécessitant une expertise dans plusieurs champs d’interventions :
Une fonction méconnue
La fonction de directeur général pour un organisme municipal est méconnue. À la fois complexe et diversifiée, elle permet de mettre à contribution ses compétences pour le service public : les citoyens et la collectivité. La fonction contribue entre autres à faire advenir des projets qui assurent le développement de la collectivité. En fait, œuvrer et exercer ses responsabilités dans le domaine municipal offre la capacité de faire une différente concrète pour un milieu de vie.
Plusieurs champs de connaissances peuvent mener au poste de directeur général et greffier-trésorier dont :
– l’administration
– le droit
– l’urbanisme
– la comptabilité
– les ressources humaines
– les communications
– pour ne nommer que celles-ci.
Hormis des programmes développés sur mesures par des organismes comme ceux de l’Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ) avec son programme de formation en ligne, Directeur municipal agréé, menant à la certification DMA ou encore sa formation ABC/DG introduction, aucun programme d’étude spécifique ne mène à la fonction.
Apprendre à évoluer dans le milieu municipal, c’est apprendre à connaître cet environnement et c’est également s’adapter aux 4 ans aux nouvelles orientations et priorités des représentants des citoyens, soit les élus. La qualité du savoir-être du directeur général peut être un atout indéniable!
Il faut savoir naviguer dans un milieu complexe en constante mouvance. Les besoins sont nombreux, évoluent dans le temps. Il faut savoir composer avec cette réalité, ce qui signifie qu’il faut savoir innover.
LE GREFFIER
Le greffier joue un rôle essentiel dans la bonne marche d’une séance du conseil municipal puisqu’il est appelé à colliger de l’information, contribuer à la préparation de l’ordre du jour des réunions du conseil et préparer la documentation appropriée pour faciliter la prise de décision. Le greffier a aussi une très grande responsabilité à assumer dans la préparation et la publication des avis publics municipaux prescrits par la loi. Il s’occupe également de rédiger les projets de règlements. Tout règlement est inscrit au Livre des délibérations et dans un livre spécial qui constitue le livre des règlements de la municipalité.
De plus, par son rôle, le greffier est bien souvent celui qui rédige les contrats et documents légaux de la municipalité. Il est aussi celui qui a la garde des archives municipales, de même que de tous les livres, registres, plans, cartes et autres documents et papiers.
LE TRÉSORIER
Le trésorier doit maîtriser la gestion financière de la municipalité. Si ce n’est pas la même personne qui occupe les responsabilités de trésorier et de DG, ce dernier doit aussi comprendre les finances municipales, notamment parce qu’il est imputable en fonction des nombreuses dispositions légales encadrant cette fonction.
La compréhension de la gestion financière signifie d’avoir une excellente connaissance et maîtrise des modes de financement, la gestion des fonds, les scénarios de taxation, la connaissance de notre rôle d’évaluation foncière et la bonne gestion de l’argent de la municipalité.
Plus précisément, le trésorier assure la bonne gestion de la tenue de livres. Il est celui qui perçoit les deniers payables, conformément à la loi. Par exemple, les taxes, les droits de mutation, les subventions, et qui paye toute somme de deniers dus par la municipalité, en autant d’être autorisé préalablement à le faire.
Ceci implique une tenue de comptes exemplaire afin que les divers états financiers reflètent bien la réalité et qu’ils soient faciles de repérer l’information. De plus, le trésorier doit préparer une multitude de documents pour la vérification comptable annuelle effectuée par un vérificateur externe.
