Certaines municipalités ont fait le choix de fournir des adresses de courriel génériques aux membres de leur conseil (exemple : conseiller1@municipalité.ca). Toutefois, à l’approche des élections municipales, cette pratique soulève des questionnements si une nouvelle personne occupe le poste de membre du conseil et qu’elle se voit attribuer la même adresse.
Doit-on supprimer les courriels transmis et reçus avant que les nouveaux élus n’utilisent ces boîtes de courriel?
Non. Des courriels qui ont été reçus ou envoyés par des membres du conseil dans le cadre de leurs fonctions font partie des documents que détient (ou, à tout le moins, devrait détenir) la municipalité. Ils sont donc susceptibles de faire l’objet de demandes en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
En outre, les municipalités sont assujetties à la Loi sur les archives et ne peuvent pas détruire leurs documents actifs ou semi-actifs autrement que dans la mesure prévue par leur calendrier de conservation.
Ainsi, ces deux lois font obstacle à la destruction volontaire et systématique de tels documents. Les courriels devraient plutôt être archivés lorsque prend fin le mandat d’un élu municipal.
Les nouvelles personnes élues devraient-elles avoir accès aux courriels de leurs prédécesseurs?
Oui, dans le cadre de leurs fonctions, les élus sont susceptibles de recevoir des courriels qui leur sont adressés personnellement ; l’expéditeur ne souhaite pas nécessairement que l’information qu’il confie à une personne spécifique soit partagée avec d’autres sans son consentement.
Or, la municipalité doit aussi assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient, tant à l’égard de la personne dont le mandat a pris fin que des personnes avec qui elle a pu correspondre.
Dans ce contexte, la municipalité ne devrait pas permettre l’accès à des courriels qui sont antérieurs à la prestation de serment d’un nouvel élu municipal et elle devrait s’assurer que la boîte de courriel à laquelle ont accès les nouveaux élus sera complètement vide.
Si un membre du conseil croit avoir besoin de consulter des courriels de son prédécesseur, il lui sera toujours permis de faire une demande d’accès à ces documents.
Quels renseignements devraient être transmis par le conseiller ou le maire sortant à la personne qui lui succèdera?
Il n’existe pas de règles à ce sujet. Cependant, la personne qui a à cœur les intérêts de ses concitoyens devrait prendre le temps d’informer celui ou celle qui lui succèdera des dossiers importants qui sont en cours ou sur lesquels le nouveau conseil municipal pourrait être appelé à se pencher.
Dans le cadre d’un tel exercice, il se peut que certains courriels doivent être partagés. Si ces courriels contiennent des renseignements personnels (exemple : une plainte d’un citoyen ou d’un employé), l’approche la plus prudente consisterait à demander et à obtenir le consentement de la personne concernée.
Rappelons toutefois que la Loi sur l’accès prévoit quand même qu’un organisme public peut utiliser un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, notamment lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli ou lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée. Cela pourrait justifier de partager des renseignements personnels avec un nouveau membre du conseil municipal si ces conditions sont remplies, puisque les élus font aussi partie de l’organisme public qu’est la municipalité.
