Lorsqu’une municipalité requiert des services par demande de soumissions, il est courant que le service soit assujetti à des options quant à sa durée ou son renouvellement. Comment et quand une municipalité peut-elle exercer son choix quant à la durée d’un contrat de service?

La réponse se trouvera dans les documents contractuels. Les dispositions de la demande de soumissions doivent exprimer clairement la manière et le moment où la municipalité pourra exercer ce choix. Voici donc quelques conseils dans la rédaction des différentes clauses d’une demande de soumissions relativement à la durée du service ou au renouvellement de celui-ci.

Qui bénéficie du droit à l’option?
Les documents contractuels doivent impérativement préciser à qui profite l’option ou le choix de la durée du service. Dans un contrat à durée déterminée, il faut stipuler qui pourra exercer l’option de renouvellement : la municipalité, l’entreprise ou les deux? Si ce choix se trouve uniquement entre les mains de la municipalité, cela doit être clairement indiqué dans les clauses de renouvellement. En l’absence d’une telle précision, l’option de renouvellement pourrait bénéficier aux deux parties.

Options de renouvellement ou scénarios de durée fixe
Quelques possibilités existent quant à la manière de prévoir des options pour la durée du service à rendre. Entre autres, il peut être exigé une durée initiale fixe, puis des années supplémentaires optionnelles. Il est également permis de prévoir des scénarios comportant différentes durées fixes, l’un de ces scénarios devant être choisi par la municipalité au moment opportun.

Encore une fois, la clef du succès se trouvera dans la qualité et la clarté de la rédaction des clauses contractuelles qui établissent les attentes de la municipalité et la manière d’exercer les choix quant à la durée.

Quand et comment exercer un choix?
La municipalité doit réfléchir à son besoin et déterminer à quel moment elle souhaite pouvoir exercer un choix quant à la durée du service.

Lorsque le service peut être renouvelé pour des années additionnelles, la municipalité doit indiquer si elle exercera ce choix au moment même de l’adjudication du contrat ou à l’expiration de la durée initiale. Dans ce dernier cas, les dispositions contractuelles devront prévoir le mécanisme de préavis à transmettre à l’entreprise pour l’informer du choix qui a été exercé.

S’il est plutôt prévu que le choix sera exercé au moment de l’octroi du contrat, la municipalité n’aura plus le loisir d’exercer ce choix à tout autre moment après l’adoption de la résolution.

Finalement, si la clause a bien été rédigée, le mécanisme d’exercice du choix de renouvellement ou de durée du service devra être suivi rigoureusement. Dans ce cas, chaque partie devra se conformer aux droits et obligations applicables à la suite de ce choix.

Ainsi, retenez que le succès de l’exercice d’un choix repose sur la qualité de la rédaction des clauses de la demande de soumissions.